Datenschutz
Erklärung zum Datenschutz
ILIAS wird von der Bundearbeitsgemeinschaft digitale Lehre an den Hochschulen für den öffentlichen Dienst in Deutschland (BAG digitale Lehre HöD) als zentrale Lernplattform betrieben. Die Hochschule für den öffentlichen Dienst in Bayern (HföD) ist Mitgliedsinstitution der HöD.
Mit dieser Datenschutzerklärung kommt die HföD ihrer Informationspflicht gemäß Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach.
1. Kontaktdaten der Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO auf der Lernplattform ILIAS ist die HföD. Die HföD wird durch den Präsidenten und die jeweiligen Fachbereichsleiter vertreten.
Hochschule für den öffentlichen Dienst in Bayern
Präsident
Zentralverwaltung
Wagmüllerstr. 20
80538 München
Tel.: 089 242675-0
E-Mail: poststelle@hfoed.bayern.de
Präsident
Zentralverwaltung
Wagmüllerstr. 20
80538 München
Tel.: 089 242675-0
E-Mail: poststelle@hfoed.bayern.de
2. Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten
Der Behördliche Datenschutzbeauftragte der HföD
Wagmüllerstr. 20
80538 München
Tel.: 08152 934-0
E-Mail: datenschutz@hfoed.bayern.de
Wagmüllerstr. 20
80538 München
Tel.: 08152 934-0
E-Mail: datenschutz@hfoed.bayern.de
3. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
In der Lernplattform ILIAS werden personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Digitale Angebote für Studium und Lehre
- Leistungserhebung im Kontext von Studium und Lehre
- Kommunikation und Zusammenarbeit im Kontext von Studium und Lehre
4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Für Studierende und Beschäftigte erfolgt die Nutzung von ILIAS einschließlich der Datenverarbeitung i.d.R. verpflichtend im Rahmen der gesetzlichen Aufgabenerfüllung der HföD (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG und Art. 1 HföDG). In allen anderen Fällen, insbesondere bei der Verarbeitung von Audio- und / oder Videodaten, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO), Ihre freiwillige Einwilligung, die Sie durch Verwendung der jeweils genutzten optionalen Funktionen und durch Zurverfügungstellung von optionalen Angaben erteilen. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie Ihre optionalen Angaben wieder löschen. Alternativ können Sie auch Ihr Benutzerkonto löschen lassen.
5. Verarbeitung personenbezogener Daten
Zur Nutzung der Lernplattform ILIAS werden Daten verarbeitet, die für die Nutzung der Lernplattform und ihrer Funktionen sowie über ILIAS angebotene Dienste erforderlich sind.
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
- Angaben zum Benutzerkonto für ILIAS wie Benutzerkennung, Vorname und Nachname, Anrede, E-Mail-Adresse, Immatrikulationsnummer, Institution und ggf. Abteilung/Studiengruppe. Darüber hinausgehend können auf freiwilliger Basis folgende personenbezogene Daten im Profil angegeben werden bzw. deren Sichtbarkeit einzeln je Datenfeld für andere Nutzer freigegeben werden:
Titel, Geburtstag, Profilbild, allgemeine Interessen, biete Hilfe, suche Hilfe, Straße, PLZ, Ort Land, Telefon Arbeit, Telefon Privat, Telefon Mobil, Fax, Zweite E-Mail, Interessen/Hobbies, „Woher kennen Sie ILIAS?“. - Für hauptamtliche Dozierende Angaben zum Benutzerkonto für TaskCard wie Name, Vorname, dienstliche E-Mail-Adresse, s. https://fhoed.taskcards.app/#/home/privacyPolicy
- bei Teilnahme an Kursen und Gruppen Mitgliedschaft, Datum des Einschreibens, Lernerfolg („nicht bearbeitet“/„in Bearbeitung“/„bearbeitet“), Zeitpunkt des letzten Objektzugriffes; für die bereitgestellten Dateien innerhalb der ILIAS-Kurse sind die jeweiligen Lehrenden bzw. ILIAS-Kursadministratoren fachlich verantwortlich
- Datum der Registrierung, Eigentümerschaft an Objekten bei Verwendung des internen Mailsystems, die über die E-Mail-Funktion versendeten und empfangenen Nachrichten
- Einwilligung zu den Nutzungsbedingungen und Datum der Zustimmung
- die Berechtigungen (Rollen), mit denen das Benutzerkonto versehen ist
- Serverprotokolle, die enthalten Name der abgerufenen Datei/Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, http-Statuscode, abrufende IP-Adresse und Browsertyp/-version enthalten
- An verschiedenen Stellen in ILIAS besteht je nach Benutzerrolle die Option (s.a. Nr. 4), benutzerbezogene Inhalte, die ggf. auch Audio- oder Videodaten enthalten können, zu erstellen. Dies können zum Beispiel Lehrvideos und Podcasts, Beiträge in Diskussionsforen, Kommentare zu bereits vorhandenen Inhalten oder Einträge im Chat oder in E-mails sowie Darstellungen auf Pinnwänden sein.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die durch die BAG digitale Lehre betriebene Lernplattform ILIAS und die personenbezogenen Daten werden auf IT-Systemen der Databay AG betrieben und gespeichert. Sofern externe technische Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten in der Lernplattform erhalten, geschieht das auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Dienstleister.
für die Nutzung der Funktionen von ILIAS der BAG digitalen Lehre
- Databay AG
Jens-Otto-Krag-Strasse 11
D-52146 Würselen
www.databay.de - STRATO AG
Pascalstraße 10
10587 Berlin - Qualitus GmbH
Widdersdorfer Str. 248-252
50933 Köln
für die Nutzung der digitalen Pinnwand TaskCard
für die Nutzung von Opencast, Ethercalc und Etherpad
8. Dauer der Datenspeicherung und Löschung
Ihre Daten werden für die Dauer der Nutzung der Dienste gespeichert und umgehend gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.
Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Auch die gesetzlichen Erlaubnistatbestände werden von dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt. Bitte beachten Sie, dass hierdurch bereitgestellte Produkte oder Dienstleistungen in ihrer Funktion ggf. eingeschränkt oder gänzlich nicht mehr verfügbar sein können.
Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, werden die personenbezogenen Daten umgehend gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen. Der Widerruf ist an die folgende E-Mail-Adresse zu richten:
poststelle@hfoed.bayern.de
Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Auch die gesetzlichen Erlaubnistatbestände werden von dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt. Bitte beachten Sie, dass hierdurch bereitgestellte Produkte oder Dienstleistungen in ihrer Funktion ggf. eingeschränkt oder gänzlich nicht mehr verfügbar sein können.
Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, werden die personenbezogenen Daten umgehend gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen. Der Widerruf ist an die folgende E-Mail-Adresse zu richten:
poststelle@hfoed.bayern.de
Die Deaktivierung des Benutzerkontos erfolgt darüber hinaus automatisiert nach 3 Jahren ohne Aktivität. Der Anwender/ die Anwenderin erhält daraufhin eine Erinnerung an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse. Erfolgt auch hierauf keine Reaktion, so findet eine Löschung der Daten nach weiteren 90 Tagen statt.
Die Löschung des Benutzerkontos sowie zugehöriger Daten findet ebenfalls nach Ausscheiden eines Anwenders/ einer Anwenderin aus der HföD statt, sofern diese nicht mehr für Lehrzwecke, die dokumentierte Nachweisung einer Leistung bzw. Qualifikation erforderlich sind. Die Löschung des TaskCard Benutzerkontos und der jeweiligen personenbezogenen Daten erfolgt nach Ausscheiden eines Anwenders/ einer Anwenderin aus der HföD.
Die Löschung des Benutzerkontos sowie zugehöriger Daten findet ebenfalls nach Ausscheiden eines Anwenders/ einer Anwenderin aus der HföD statt, sofern diese nicht mehr für Lehrzwecke, die dokumentierte Nachweisung einer Leistung bzw. Qualifikation erforderlich sind. Die Löschung des TaskCard Benutzerkontos und der jeweiligen personenbezogenen Daten erfolgt nach Ausscheiden eines Anwenders/ einer Anwenderin aus der HföD.
9. Betroffenenrechte
Sie als betroffene Person können jederzeit Ihre Rechte gemäß DSGVO geltend machen:
- Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Sie laut Art. 15 das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
- Ihnen steht das Recht laut Art. 22 zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht.
- Sollten unrichtige und unvollständige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen laut Art. 16 ein Recht auf Berichtigung
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung laut Art. 17 und 18 verlangen.
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, dann haben Sie das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung laut Art. 7 nicht berührt.
- Wenn Ihre Daten auf Grund einer gesetzlichen Grundlage verarbeitet werden, dann haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch laut Art. 21 Abs. 1 einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 e erfolgt.
- Sie haben laut Art. 77 ein Beschwerderecht, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen das Datenschutzrecht verstößt. Sie können die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Postfach 22 12 19, 80502 München
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
10. Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung
Die vorliegende Datenschutzklärung ist aktuell gültig und datiert vom 12.10.2023. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzerklärungen gelten in der jeweils zuletzt durch die HföD veröffentlichten Fassung. Wir empfehlen Ihnen, sich die aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.
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